El empleado administrativo y su rol en la empresa

Relaciones humanas y el operador administrativo

Este apunte es ideal para aquellos que quieran comenzar a estudiar la importancia que tienen los empleados administrativos (operadores administrativos) dentro del ámbito de la empresa y su rol social, sus aportes dentro del complejo mundo en el que vivimos.

El operador administrativo y la importancia de las comunicaciones interhumanas

Las comunicaciones interhumanas adecuadas beneficiaran positivamente la tarea del operador administrativo contable.

Es importante destacar que dada la diversidad de las tareas del operador administrativo contable y la gran variedad de empresas con estilo propio y normas propias que nuestro medio produjo en las últimas décadas el operador administrativo contable deber tener en cuenta el valor y la importancia del proceso de comunicación interhumana tanto sea a través del lenguaje oral y escrito como aquellas comunicaciones de orden para - verbal.

El procedimiento administrativo es una secuencia de operaciones y de distintas acciones que realiza el operador administrativo contable para cumplir sus tareas y así llegar a un determinado fin. Es aconsejable que tal procedimiento administrativo sea representado mediante gráficos o diagramas para mejorar el proceso comunicacional dentro de la empresa.

Los diagramas para la comunicación y para el análisis de los procedimientos técnicos, logran una descripción más clara y simple evitando confusiones y haciendo llegar la información a todos.

Es decir el operador administrativo contable además de utilizar de manera correcta el lenguaje oral y escrito deber  poder utilizar diversos métodos como por ejemplo el uso de diagramas para comunicar la información y también para evaluar los procedimientos que son de su competencia. Esto no pretende desconocer la utilidad de la descripción narrativa, simplemente decimos que la misma debe estar acompañada de diagramas que puedan expresar en forma simple las principales informaciones.

Es indudable que en el mundo actual, en el cual se tiende a la automatización, se torna imprescindible contar con un lenguaje que posibilite las comunicaciones ágiles, simples, precisas y que puedan ser entendidas por aquellos especialistas en una determinada disciplina, sin descuidar por supuesto las comunicaciones interdisciplinarias.

Buena comunicación oral y escrita

La buena comunicación oral evitar problemas en la transmisión de los mensajes orales y en las relaciones interpersonales beneficiando así la participación del operador administrativo contable en tareas grupales y beneficiando la relación con sus superiores.

La buena comunicación escrita indica un índice óptimo de educación, y ocupan un lugar privilegiado en las comunicaciones dentro del ámbito de la empresa.

La claridad, pureza, síntesis, cortesía, naturalidad, son requisitos indispensables para la misma.

El operador administrativo contable deber tener en cuenta para comunicarse tanto de manera oral o escrita lo siguiente:

-        que todos los especialistas administrativos de diversas áreas y departamentos de la empresa puedan intercambiar información en forma rápida, precisa y fácil utilizando códigos en común tanto en las comunicaciones orales como escritas.

-       que los neófitos tengan una mayor posibilidad de captar el mensaje en virtud de la existencia de una sola interpretación del significado asignado a cada comunicación, en vez de una comunicación diferente para cada especialista o grupo de especialistas.

-      que exista una fluida comunicación entre especialistas de distintas áreas del saber empresario.

-   que los soportes materiales de la comunicación escrita a saber: papelería, archivos, planillas, dispositivos informáticos etc. puedan ser económicos e intercambiables, así como también entendibles para todos.

-     mejorar la comunicación procurando alcanzar una interpretación exacta de los mensajes.

-   que se capacite permanentemente a los profesionales administrativos en las nuevas técnicas comunicacionales que el mercado actual requiere.

Comunicación y tolerancia

La comunicación es intercambio de significación según podemos definirlo, y decimos que el lenguaje es el instrumento más perfecto de comunicación, y este nos puede ayudar además a destacar una virtud poco ejercitada como la tolerancia.

El operador administrativo contable deber además de manejar un correcto e impecable lenguaje oral y escrito, ejercitar el arte de la tolerancia para mejorar las relaciones interpersonales.

No tendremos una comunicación fluida, adecuada, correcta o eficiente si los interlocutores emplean idiomas diferentes entre sí. Las técnicas y la terminología propia de los operadores administrativos contables no escapan a esta regla.

En términos generales los individuos tienden a utilizar la terminología y las técnicas propias de su  área del saber, pero cuando esto no está  establecido de manera precisa, de acuerdo a normas generales respetadas y ejercitadas por todos, pero no aclarando debidamente el alcance y los contenidos asignados a sus términos, esto provoca dificultades en el proceso comunicacional y malentendidos tanto con los colegas como con aquellos que no pertenecen a dicha disciplina y que aun poniendo buena voluntad y esfuerzo personal no pueden decodificar el mensaje y por consiguiente no se lograr  una comunicación satisfactoria.

El lenguaje humano, sus funciones y dificultades

El lenguaje humano posee funciones y estas son las siguientes:

- afirmar nuestro yo personal, construir el mundo, participar en las tareas comunes, entendernos con los demás.

- las dificultades con las que nos encontramos son aquellas barreras tanto sean de orden semántico, psicológico, fisiológico, físico o administrativo que nos impiden comunicarnos.

Las barreras administrativas tienen su origen en una mala planificación de los canales que la empresa utiliza para comunicarse.

Es imprescindible que el operador administrativo contable pueda seguir una serie de recomendaciones a fin de evitar este tipo de barrera a saber:

- aclarar sus ideas antes de comunicarlas,

- verificar que el mensaje llegó y fue entendido,

- conocer el significado de las palabras,

- conocer y utilizar los múltiples canales de comunicación,

- transmitir los mensajes en el momento oportuno, 

Manual del operador administrativo contable

Uno de los métodos más utilizados es el manual para el operador administrativo contable.

Sabemos que la integración del individuo en las grandes organizaciones a las cuales les dedica gran parte de su tiempo y se desempeña en múltiples actividades, hace imprescindible la sistematización de las relaciones entre sus componentes para cumplir con eficiencia los objetivos de la empresa.

La ciencia administrativa cuenta con numerosas herramientas y el manual es una de las más eficientes.

El manual indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa así como también la forma en que deben ser realizadas, el manual tiene como objetivo principal instruir a los individuos acerca de temas tales como las funciones, la autoridad, las normas, los procedimientos etc.

Es una fuente de información sobre las prácticas generales de la empresa y ayuda a mejorar las comunicaciones entre sus miembros, evitan discusiones estériles y malas entendidas, uniforman la terminología técnica básica del trabajo administrativo y aumenta la eficacia en la realización de las diversas actividades.

La tarea individual y la tarea grupal

El trabajo es una actividad social que desarrollan los individuos miembros de un grupo social determinado.

El operador administrativo contable tendrá que tener en cuenta que su actividad se desarrollar fundamentalmente en una empresa en relación permanente con otros seres humanos con los cuales conformar un grupo de trabajo o no.

La tarea a realizar ser  en parte individual y en otros momentos ser  realizada en grupos de trabajo para lo cual el operador administrativo contable deber  estar preparado conociendo principalmente cuáles son sus obligaciones y responsabilidades como trabajador cuando realice una tarea en forma individual cumpliendo con su trabajo con disciplina y brindando un buen servicio y además deber  saber cómo trabajar en equipo asumiendo sus responsabilidades no solo con la tarea sino con el grupo al que pertenece.

La eficiencia, es decir la realización del trabajo en forma correcta debe ser siempre tenida en cuenta. Una de las maneras de optimizar la tarea individual o grupal es optimizando el tiempo que la misma requiere.

La forma en que se utiliza el tiempo es a menudo el reflejo de los hábitos del los individuos y de los grupos siendo la mayoría de las veces la pérdida de tiempo un mal hábito y no el producto de factores externos como por ejemplo las interrupciones que también existen pero no son el factor principal de la pérdida de tiempo, sino que ‚ésta se da por auto sabotaje o por un estilo de trabajo ineficiente.

Los grupos de trabajo

Los grupos de trabajo en el cual se incluir  el operador administrativo contable son  en términos generales pequeños, con un contacto frente a frente, cuyos miembros existen psicológicamente unos para los otros y están en una constante situación de interdependencia y de interacción.

Los grupos de trabajo tienen objetivos y fines en común, tanto fines de orden monetario como también reconocimiento de parte de sus superiores.

Es importante para el operador administrativo contable tener en cuenta lo siguiente:

-        consolidación de grupo de trabajo

-        examinar los problemas de grupo

-  establecer límites claros para la realización de la tarea y el nivel de responsabilidad de cada integrante en la ejecución de la misma

-     realizar reuniones de trabajo a fin de aclarar la marcha del mismo, las dificultades y las posibles soluciones

-        procurar implementar un sistema de seguimiento de la tarea grupal.

Los roles del operador administrativo contable

El rol del operador administrativo contable deber responder en cada caso particular a las necesidades de la tarea asignada por la empresa procurando cumplir con la misma de la manera más adecuada.

Hay una amplia gama de roles que puede llegar a ocupar el operador administrativo contable por la gran cantidad de áreas que él puede llegar a ocupar dentro de una empresa, pero fundamentalmente podemos decir que su rol es el de un profesional capacitado y responsable en el cumplimiento de su tarea.

Se espera que cumpla el rol con la mayor eficiencia posible teniendo en cuenta lo siguiente:

- conocer cuál es el rol general del operador administrativo contable específicamente para la empresa para la cual está trabajando y que se espera de él.

- conocer los roles específicos de su tarea y desempeñarlos con eficiencia.

- conocer los límites de su rol.

 - no ejecutar roles que no son los que su tarea requiere.

Status del operador administrativo contable

Los roles y status dentro de nuestra sociedad han sufrido en la última década cambios vertiginosos.

El status de un operador administrativo contable ser considerado de acuerdo a la categoría que la empresa para la cual trabaja tenga dentro del mercado laboral y al sistema de remuneraciones que esta tenga; también el status estar marcado por el rol que el operador administrativo contable cumpla dentro de la empresa.

Es importante que el operador administrativo contable pueda evaluar las características de la empresa y el status de la misma y los requerimientos de rol y status que ésta tiene para con sus empleados.

Relaciones con la autoridad dentro de la empresa

El operador administrativo contable se relacionar  no solo con sus pares sino con sus superiores siendo subordinado de estos últimos, ser  de fundamental importancia la relación que mantenga con estos, el mantenimiento de la disciplina, el cumplimiento de la tarea, la puntualidad y pulcritud, el buen desempeño y el buen trato con la gente, la cual beneficiar  tanto su continuidad en la empresa como la valoración que sus superiores tengan de él, pues de la relación con los mismos depender  la oportunidad de aspirar mejoras en su trabajo, la valoración de los méritos y elevar  así la moral del trabajador.

               

El sistema de comunicación que se encuentra en la base de toda relación eficaz entre superior y subordinado afecta a todos, individuos y grupos.

La necesidad de emplear mejores métodos directivos es hoy un desafío pues esto nos ayuda a lograr una mayor eficacia en la empresa.

El operador administrativo contable deber tener en cuenta los siguientes postulados para una mejora en las relaciones con aquellos que sustentan autoridad dentro de la empresa:

- podrá solicitar frecuentemente directrices, instrucciones y aclaraciones a sus superiores

 - procurar no provocar frecuentes interrupciones cuando sus superiores están en reuniones o realizando una tarea compleja.

- los superiores podrán delegar en sus subordinados diversas tareas ampliando el campo de responsabilidad de estos y permitiendo que los mismos accedan a tareas m s complejas y progresen en su área.

- los subordinados deberán recibir gratificaciones por las tareas bien realizadas

- las autoridades deberán intervenir responsablemente a fin de solucionar los estados de ánimo bajos de sus subordinados, las relaciones interpersonales tensas, la irritabilidad etc. para lograr un mejor ambiente de trabajo y optimizar la producción.

Motivaciones e incentivos

Las motivaciones decimos que son internas y los incentivos son externos.

Las motivaciones en el operador administrativo contable deberá ser capaz de provocar y mantener la conducta hacia la realización de un objetivo en común, con el grupo de trabajo, respondiendo al objetivo fijado por la empresa.

Los incentivos tanto materiales como morales ayudarán a mantener elevada la moral del trabajador.

La tarea del operador administrativo contable muchas veces se vuelve rutinaria y pierde interés en la misma. Es responsabilidad también de las autoridades procurar incentivar a los individuos a través de gratificaciones, elogios, sueldo, beneficios, promociones, variedad en la tarea y participación en la toma de decisiones, teniendo en cuenta las opiniones y sugerencias del operador, a fin de alimentar el deseo y la motivación de éstos para la ejecución de la tarea.

La importancia de la empresa en la sociedad actual

Las empresas modernas apuntan a que cada trabajador tenga su individualidad y pueda comprometerse con los objetivos de la empresa, también apuntan a la supervivencia de la empresa tanto como a satisfacer las necesidades de quiénes trabajan en ella.

Las modernas empresas buscan a los mejores operadores administrativos contables para cubrir sus necesidades de desarrollo, procurando además satisfacer las necesidades de las personas y de la sociedad.

En cuanto a las necesidades de desarrollo de la empresa decimos que la movilidad funcional y promoción permiten el mejoramiento y adaptación de la relación persona - puesto.

En cuanto a las necesidades de desarrollo del sujeto decimos que el hecho de conjugar las necesidades de desarrollo de la empresa con las aspiraciones permite que el sujeto pueda trazar su plan de carrera dentro de la organización o de prever el momento de proyectarse hacia otras empresas.

El trabajo en la administración de empresas

La tarea administrativa contable requiere de personas que quieran relacionarse con muchas otras y realizar así una tarea común dependiendo particularmente del tipo de empresa la tarea específica del operador administrativo contable.

Son personas con gran auto exigencia cuando se comprometen verdadera y vocacionalmente con la tarea.

Es importante definir el perfil del operador administrativo contable para ello es necesario tener en cuenta lo siguiente:

- le gusta la tarea

- el trabajo no lo abruma

- los resultados se alcanzan en el plazo adecuado

- sabe como plantear el trabajo

- sabe cómo resolver los problemas

- sabe cuáles son sus limitaciones

- sabe cuando recurrir a la autoridad

Valorización de la tarea

Es importante en toda actividad valorizar la tarea que se realiza, pues si el trabajador comienza a desestimar lo que él mismo hace esto repercute de manera negativa en la moral del mismo y produce no solo frustración para el trabajador sino una pérdida de interés por la tarea y una baja productividad.

Cuando el operador administrativo contable no valoriza él mismo la tarea que realiza y comienza a desestimar lo que hace pierde interés en la misma y se expone a síntomas de frustración que perjudicarán su tarea futura, es importante darse cuenta y solucionar el problema de desvalorización a fin de prevenir posibles inconvenientes a nivel personal y laboral.

Ambiente adecuado de trabajo

La buena distribución de la iluminación y una adecuada ventilación y temperatura del ambiente beneficiar n el rendimiento del operador administrativo contable el cual casi siempre trabaja en un ambiente cerrado.

El cuidado de estos factores facilitara el trabajo y la producción.

El operador administrativo contable permanece durante muchas horas en un ambiente por lo general cerrado, el cual puede llegar a presentar inconvenientes para el buen desarrollo de la tarea.

El lugar de trabajo debe tener ciertos requisitos a saber

- buena iluminación acorde a la tarea del operador para evitar perjudicar su vista y no provocar fatiga mental

- adecuados muebles de oficina y colores tenues en el ambiente

- adecuados elementos de trabajo sean computadoras en buen estado, calculadoras, etc.

- buena ventilación

- respeto por las pausas de descanso

- clima emocional que propicie las buenas relaciones entre los trabajadores.